ISO監査を受ける為の24項目の準備と注意点

1.ISOの監査結果はその組織の管理能力にほぼ比例すると言われています。

2.監査官も人間なので監査時の整然さや印象なども結果に影響し得る。
　＊監査受審時は監査準備と監査時の行動や回答を適切に行う事が
　　合格への重要な要素となる。

１．審査受審会場は会話がしやすく書類を見せやすい様に近い距離の
　　対面レイアウトにし、書類を提示するテーブルスペースを確保する。

2.監査官様にメモ用紙とペン等を用意しておく。

3.当日の参加者（私達受信側）は役割を持った者のみの参加とし必要以上に
　大勢で参加しないこと。部門責任者、回答者（領域の担当者）、書記

4.必要書類は現場にあるべき文書以外は審査会場に用意しておく。

5.システムで管理している文書以外は紙で用意しておく。

6.資料の提示を求められた際は速やかに提示できるようにする。
　・ファイルを種類（設備、品質帳票、etc）別で区分する。
　・ファイルの背表紙をラベルやマーキングで識別したり付箋などを
　　利用する。
　・電子文書（データ）にて提示する場合は必ず承認されているものを
　　提示する。
　（作成途中の物やサインが入っていないものは提示しない）

7.質問された内容の回答者をあらかじめ決めておく。

8.質問の意味をよく理解できない場合は監査官に再確認する。

9.単純に聞き返すのではなく「●●のことですか？」とまずは
　自分の理解を伝えそれが間違っていないかを確認する。

10.聞かれている事だけに回答しそれ以上の事を説明しない。
　長い回答は状況を正確に理解していない、又は質問の機会を
　減らそうと時間稼ぎをしていると解釈される可能性がある。
　質問の範囲以外で墓穴を掘る可能性がある。

11.回答者は監査官の質問を直ぐに理解できたとしても直ぐに
　回答するのではなくよく確認してから回答する。

12.回答者が回答できない場合はその回答が解る担当者に
　確認し回答者が回答する又、担当者から直接回答させる。

13.担当者から直接回答すべきと判断した場合は回答者は
　「直接担当者から回答します」と告げたうえで担当者に回答させる。

14.手順などについて聞かれた場合は文書の提示を求められていなかったと
　してもできれば文書を提示して説明する。
　口頭での回答と後で求められた文書の内容が食い違わないようにするため
（食い違いがあると回答者の信頼を失う）

15.回答者の回答が不適切と判断された場合は、担当者や
　バックアップメンバーが速やかに回答者に対して訂正又は支援を申し出る
　回答者が回答にてこずっている場合も、担当者やバックアップメンバーが
　速やかに回答者に対して訂正又は支援を申し出る

16.要求された文書は必ずファイルから出して広げて提示する。

17.プロジェクターで提示した文書の印刷を要求された場合は直ぐに
　印刷すること。

18.電子ファイルを探す際にビデオケーブルを抜いたりプロジェクター表示を
　切り替えたりしない。

19.手書き、パソコンのどちらでもいいが質問内容、回答内容、提示した
　文書名、指摘内容を可能な限り正確に記録する。

20.キーボード操作は極力静かに行う。

21.監査内容や議事録は、監査終了後、速やかに部門内の関係者で確認し
　なるべく早く部門内で発行する。

22.監査中は可能な限り部屋への人の出入りを制限する事。

23.回答の訂正以外では担当者やバックアップメンバーは原則として
　会話を慎み静かにすること。

24.監査終了後に回答又は提示した文書が監査結果に影響するような
　間違いがあったことに気づいた場合は部門長が事務局を通じて
　監査官にその旨を申し出て必要に応じて監査結果の修正を依頼する。

ISOとは何か、ISOの必要性については別のブログ
「社会人必見！ISOの必要性」で解説していますので是非ご覧ください。